Кадровое делопроизводство в туризме – это деятельность аппарата управления туристической компании, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами по вопросам приема, перевода, увольнения, учета работников. 

Документация по личному составу характеризует правовые, трудовые и служебные отношения отдельного лица с туристическим предприятием [6, c. 44].

В этой документации отображается информация по вопросам учета кадров в туристическом предприятии; принятия на работу; перевода на другую работу; подготовки, переподготовки, повышения квалификации; аттестации работников; награждения; пенсионного обеспечения и т.п..

Характерной особенностью кадровой документации является то, что она всегда отображает деятельность конкретного лица, значит, она является именной документацией. Поэтому ведение кадровой документации должно быть образцовым.

При принятии на работу лицо должно подготовить следующие документы: заявление, личную карточку (форма П-2), копии документов об образовании, научной степени, ученом звании, повышении квалификации, паспорта, военного билета (для военнообязанных), справки о присвоении идентификационного номера, документа о предоставлении льгот, декларации о доходах.

Кроме этого, работники кадровых служб туристических предприятий, принимая на работу лицо, должны тщательно сверить все сведения, внесенные в анкету (личный листок по учету кадров) с оригиналами личных документов – паспортом, документами об образовании, трудовой книжкой.

Личные заявления о принятии на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, увольнение с работы оформляются на чистом листе бумаги формата А 4. Составляются заявления от руки, но они должны иметь следующие реквизиты:

- адресат;

- сведения о заявителе (в заявлениях о принятии на работу – фамилия, имя, отчество  в родительном падеже, домашний адрес, номер телефона; в других заявлениях отмечается занимаемая должность, фамилия и инициалы);

- название вида документа (заявление);

- текст;

- перечень приложений (копии документов);

- подпись;

- дата.

Тексты заявлений о принятии на работу, перевод, увольнении с работы, о предоставлении разных видов отпусков имеют свою специфику. Поэтому с целью предоставления заявителям помощи в оформлении этих документов целесообразно работникам кадровых служб оформить образцы таких заявлений, а также предупреждать авторов документов о необходимости оставления левого поля для подшивания заявлений к делу.

Приказы по личному составу имеют аналогичные реквизиты с приказами относительно основной деятельности, но при их оформлении необходимо учитывать ряд особенностей.

Заголовок к тексту приказа формулируют так: «По личному составу» (в сведенных приказах); «О назначении»; «Об освобождении»; «О переводе»; «О командировке» и т.п..

Констатирующая часть в приказах по личному составу, как правило, отсутствует (кроме приказов о награждении и взыскании).

В распорядительной части сведенных приказов разделы размещают в такой последовательности:

- назначение;

- переведение на другую работу;

- освобождение от должности.

Каждый раздел сведенного приказа начинается с глагола, который означает действие: «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ», а каждый пункт распределения – с фамилий, имен и отчеств  работников.

В тексте индивидуального приказа о назначении, переводе или освобождении работника целесообразно сначала указать его фамилию, имя, отчество, должность, название структурного подраздела, а потом – действие.

В конце каждого пункта приказа о назначении, переводе, освобождении работников отмечается основание (заявление, прошение, контракт и др.).

В приказах по личному составу важное значение имеет четкость и правильность записей.

Проекты приказов обязательно визируются автором проекта документа (как правило, отделом кадров), руководителями заинтересованных структурных подразделов, юридической службой.

После подписания и регистрации приказов с ними ознакомляют работников персонально под расписку с указанием даты.

Трудовая книжка –  это основной документ, который свидетельствует о трудовой деятельности работника. Она предназначена для установления общего, беспрерывного и специального стажа. Ведутся трудовые книжки на всех работников, которые отработали не меньше 5 дней. На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы [3, c. 29].

Лица, которые впервые приступают к работе и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании. Военнослужащие, уволенные из Вооруженных сил Украины и других военных формирований, предъявляют военный билет.

Трудовая книжка состоит из титульного листа и разделов:

1. Сведения о работе.

2. Сведения о награждениях.

3. Сведения о поощрениях.

4. Сведения о назначении пенсии.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку. Он имеет те же разделы, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки не действительный. Поэтому в трудовой книжке относится штамп с надписью "Выдан вкладыш", отмечается его номер и серия.

Заполняется трудовая книжка администрацией учреждения, организации (секретарем, инспектором по кадрам, отделом кадров). Записи в трудовой книжке проводятся согласно ст. 48 КЗоТ Украины и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной общим приказом Минтруда, Минъюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 №58, с внесением изменений приказом этих же органов от 26.03.96 № 29.

На титульном листе отмечается:

- фамилия, имя, отчество  работника (из паспорта или свидетельства о рождении);

- дата рождения;

- дата заполнения трудовой книжки.

Здесь же ставятся подписи владельца книжки и лица, ответственного за ее выдачу, а также оттиск печати.

В разделе «Сведения о работе» оформляются записи о принятии на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, присвоении специальных званий, рангов, принятии присяги государственного служащего.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны вестись в точном соответствии с действующим законодательством со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например: «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п. 4 ст. 40 КЗоТ Украины».

Все записи в трудовую книжку вносятся в соответствующих разделах на украинском и русском языках на основании приказа (распоряжения) не позднее чем в недельный срок, а в случае увольнения – в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

При необходимости внесения изменений на титульном листе трудовой книжки или вкладыше в ней лицо, которое отвечает за выдачу книжек, одной черточкой зачеркивает старые данные и записывает новые, ссылаясь на соответствующие документы на внутренней стороне обложки. Новые записи заверяют подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи запрещается. Если, например, надо изменить запись сведений о работе, то после указания соответствующего порядкового номера записи и даты его внесения пишут: «Запись под номером... не действительна. Принят на должность...» и повторно отмечают в графе 4 дату и номер приказа, запись которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Дипломные, курсовые работы в Симферополе, Севастополе, Феодосии. Тел 050 826 07 81